التنظيم - ازاي تحط نظام ناجح لشغلك

عنصر أساسي من عناصر الإدارة الناجحة هو التنظيم .. و اللي بيجي بعد التخطيط مباشرة .. لأنك بعد ما حطيت الخطة اللي شركتك أو فريقك - أيًا كان مستوى الخطة - هيمشوا عليها .. بتحتاج تمزج بين المهام المحددة في الخطة و الناس اللي هتقوم بالمهام دي .. و هو دا مفهوم التنظيم .. النظام مهم .. مهم جدًا !!

انت محتاج تحط نظام و تمشي عليه عشان تنجح بسرعة .. لأن عدم وجود نظام واضح للعمل بيخلي العملية تفلت من ايدك و تلاقي نفسك بتقع و انت مش واخد بالك ..

انت بتتعب كتير على ما توصل للخطة اللي هتمشي عليها .. فمن الطبيعي إنك تحط نظام لتنفيذ الخطة دي .. و إلا الخطة مالهاش لازمة !!

نظام العمل هو العملية اللي بتدمج فيها بين المهام اللي في خطة العمل بتاعتك و الفريق اللي هيقوم بالمهام دي ..

ازاي هتوزع المهام ؟! ازاي هيقوموا بيها ؟! فين ؟! و امتى ؟! تحديد مسئوليات و صلاحيات كل واحد بيشتغل ..

إجابتك على الأسئلة دي بتحدد شكل علاقتك بفريق العمل .. علاقة فريق العمل ببعضه .. و علاقة فريق العمل بالمهام اللي بيقوموا بيها ... و هو دا " النظام "

أهداف التنظيم

1- توضيح بيئة العمل :

لازم يكون الهيكل التنظيمى بتاع الشركة واضح وكل واحد عارف شغله وايه المطلوب منه بالظبط ... كل شركة و ليها نظامها و ثقافتها و طريقتها في الوصول لأهدافها .. عشان كدا التنظيم بيوضح الشركة دي هتمشي ازاي .. و يرسم صورة واضحة قدام كل واحد بيشتغل فيها .. عشان يكون فاهم ثقافة الشركة اللي هو جزء منها ...

2- تنسيق بيئة العمل :

التنظيم بيوضح العلاقات بين فريق العمل بتاعك و المهام بتمشي منين و تروح فين و مين بيسلم مين .. بحيث تكونوا جاهزين لأى عقبات ممكن تقابلكم و لازم يكون التنظيم فى أعلى مستوياته والفوضى فى أدنى مستوياتها ، دا بيخلي في جو من التآلف بين الموظفين و الادارت لتنفيذ الخطة فى افضل صورة ممكنة ...

3- الهيكل الرسمي لاتخاذ القرارات :

التنظيم كمان هدفه انه يخلق مستويات المسئولية بين فريقك .. بمعنى تاني : تحديد العلاقة بين الرئيس والموظفين علشان يتم انتقال الاوامر بسلاسة بين الرئيس والمرؤوس .. كل فرد من أفراد المنظومة عليه جزء معين من المسئولية و جزء معين من الصلاحيات .. انت بتصنع النظام عشان الأمور دي تكون واضحة للجميع ...

خطوات التنظيم

(1) احترام الخطط والاهداف :

قبل ما بتوزع المهام على فريق العمل .. لازم فريق العمل كله يكون واضح قدامه الخطة اللي الشركة هتمشي عليها .. و أهدافها واضحة و صريحة .. عشان يحطوها دايمًا قدام عنيهم و يكونوا مؤمنين بيها و مستعدين لاحترامها و انهم يمشوا عليها

(2) تحديد المهام الضرورية لانجاز الاهداف :

ايه المهام اللي هيتم مزجها بالموارد البشرية ؟!

هنا بتحدد الأدوار اللي لما تتعمل تبقى الخطة بتتنفذ .. كلمة " تحديد " هنا بتقولك ان المهام لازم تكون محددة .. حتى لو فرد واحد هيقوم بأكتر من مهمة .. بس لازم تكون كل مهمة محددة و واضحة ..

(3) تصنيف المهام :

ودا بيكون من خلال الفصل بين المهام .. فى مهام تسويقية وفى مهام مبيعات وفى مهام مالية وغيرها من المهام ...

(4) تفويض العمل والسلطات :

هنا بتوزع المهام على الناس بتوعك .. طبعًا كل واحد في مجاله و تخصصه ودا عشان كل واحد يكون فى المكان اللي هيدى فيه بطريقة مثالية ..
العملية دي لازم تكون واضحة و محددة برضو .. على ماية بيضا زي ما بيقولوا .. يعني ايه ؟!
يعني كل واحد بتكلفه بمهمة معينة هيقوم بيها .. لازم تكون بتديله كل تفاصيل المهمة .. كل حاجة محتاج يعرفها عشان يقوم بيها بسهولة عشان يديك المستوى اللي انت مستنيه منه ..

(5) تصميم مستويات العلاقات * الهيكل الوظيفى * :

يعني مستويات المسئولية .. مين رئيس و مين مرؤوس ؟! و كل فرد منهم مسئول عن ايه ؟! كل فرد سلطته ايه و مين صاحب القرار ؟!
العلاقات دي لازم تكون قايمة على الاحترام و الثقة .. كمان لازم كل واحد أيًا كان حجم المسئولية و حجم الصلاحيات اللي واخدها يكون عارف ان الشغل بيقوم بالفريق كله .. و دور كل واحد مهم لتحقيق الأهداف ..

طبعًا كل واحد فينا بيحدد نظام الشغل بناءً على طبيعة مشروعه و طبيعة المهام اللي فريقه بيقوم بيها .. لكن مع اختلاف التفاصيل لازم أي نظام عمل يكون عنده صفة مهمة .. و هي " السلاسة "

ناس كتير فكرتها عن النظام إنه حضور الساعة 8 صباحًا و إنصراف 5 مساءً و غير كدا يبقى برا 😃

المواعيد المظبوطة حلوة و مطلوبة .. بس النظام مش مقتصر على المواعيد و بس !

احنا قولنا ان النظام هو شكل العلاقة بين عناصر المنظومة .. فاخلق علاقة سلسة و بسيطة بينك و بين فريقك و بين المهام بتاعتهم .. وازن بين الشدة و اللين عشان هم يشتغلوا و هما مرتاحين و يدوك الشغل اللي انت عايزه و في نفس الوقت منغير ضغوطات مالهاش لازمة ..

لو الشغل مش محتاج مواعيد بالمسطرة .. مالوش لازمة تخليهم يحضروا في المواعيد دي !

لو الشغل مش محتاج إنهم يكونوا في مقر الشغل أصلًا مش لازم يجوا كل يوم 😃

خدوا وقتكم و ظبطوا نظام العمل على حسب ظروف مشروعكم لأنه لا يقل أهمية عن خطة العمل ..

و افتكروا إن مافيش iPhone منغير iOS .. و لا Samsung منغير Android !! 😃