6 خطوات لتدير وقتك بفعالية

مافيش مدير شاطر مش بيدير وقته صح ..

ادارة الوقت واحدة من أهم مقومات المدير الناجح .. اذا ماكنتش أهمهم .. لأن ببساطة المدير هو الشخص المسئول عن التخطيط و إدارة الموارد المتاحة للوصول للأهداف و النتايج المطلوبة .. و الوقت هو أهم مورد متاح .. مهما كان وضع الشركة المادي و السوقي .. سيبقى الوقت دائما و أبدا هو سيد الموقف ..

إدارة مورد الوقت هي اللي بتخليك قادر تدير باقي الموارد بشكل أحسن .. لأنك بتكون عارف امتى تصرف و امتى تقلل المصاريف .. دا على سبيل المثال ..

* اقرأ : إدارة الوقت بين الواقع و الكلام الفاضي

و لأهمية إدارة الوقت هنتكلم في المقال دا عن أهم الخطوات لإدارة الوقت بشكل فعال ..

الخطوة ( 1 ) : خد القرار

و دي أهم خطوة ممكن تاخدها .. لأن زي ما قولنا قبل كدا ان الاعتراف بالمشكلة هو نص الطريق لحلها ..فانت لازم تاخد قرار جدي جدًا و تستعد كويس انه لا تراجع و لا استسلام

الخطوة ( 2 ) : تأكد من وضع خطة مكتملة

خطتك اللي انت حطيتها للشركة أو القسم اللي انت شغال فيه بتكون مكتملة لو انت محدد أهدافها كويس و محدد المهام المطلوبة للوصول للأهداف دي .. و كمان محدد الوصول للأهداف في وقت محدد .. وضوح الأهداف و المهام بيسهل عليك كل حاجة بعد كدا .. لأنه بيخليك قادر تقيم المهام صح و بالتالي تديها كل مهمة الأولوية و الوقت المناسبين لها

* اقرأ : التخطيط - الأصل في كل حاجة

الخطوة ( 3 ) : اختار فريق عملك صح

بص يا سيدي عشان النقطة دي مهمة جدًا في ادارتك للوقت .. فريقك هو مورد زيه زي الوقت بالظبط .. فعشان تقدر تدير الموردين صح في سبيل تحقيق الأهداف و استغلال الوقت بشكل عملي .. محتاج تختار فريقك كويس جدًا !

حدد احتياجات الشركة بتاعتك كويس و حدد قدرتها على التدريب ( هل في امكانية انك تشغل واحد مش خبرة مثلا و تدربه و لا مافيش موارد متاحة و بالتالي عايز واحد خبرة يشتغل على طول و يحتاج تدريب أقل ؟! .. في موارد مالية كافية لدفع مرتب لواحد خبرة 10 سنين و لا هتكتفي بخبرة سنتين ؟! .. و هكذا .. )

و على أساس احتياجات الشركة و مواردها اختار الموظف المناسب .. لأنه هيوفر عليك وقت كتير بيضيع في ان الشغل مش بيكون مظبوط و محتاج يتعدل كتير و مافيش حاجة بتخلص في معادها .. دا غير كمان ان الاستثمار العلمي و التدريبي في الموظف المناسب هتلاقي المقابل بتاعه واضح و ظاهر في الشغل دايما

فريق عملك هو دراعك اليمين .. الموتور المحرك للمشروع و روحه .. اختارهم صح و ازرع فيهم أهمية الوقت و استغلاله بشكل صحيح

* اقرأ : تكوين فريق عمل - نقطة قوة !

الخطوة ( 4 ) : ترتيب الأولويات

كل المهام اللي انت محددها في خطتك هي مهمة و لازم تتنفذ .. و كمان مش هيتنفذوا في نفس الوقت .. لكن هنلاقي في مهام مهمة و في مهام أهم ! .. في حاجات مترتبة على بعضها فمحتاجة انها تتنفذ بتسلسلها المنطقي .. عشان كدا .. محتاجين نرتب الأولويات !

هنا نيجي لـ " مربط الفرس " .. ازاي ارتب أولوياتي ؟!!

المهام عندي بتتقاس على حسب معيارين .. معيار الطوارئ – Urgency و معيار الأهمية – Importance

Steven Covey Time Matrix

و دا اللي اتكلم عنه Steven Covey في كتابين له يعتبروا من أهم الكتب في مجال تطوير الذات و إدارة الحياة " First Things First " و " The 7Habits of Highly Effective People " .. تقسيم مهامك على الجدول دا بيعرفك ازاي تختار أولوياتك و ترتبهم صح ..

الأشياء الطارئة : هي الأشياء اللي بتشدك و تقطع تركيزك عشان تنفذها دلوقتي حالًا

الأشياء المهمة : هي الأشياء و المهام اللي مفروض تتعمل عشان تحقق أهدافك

شرح المخطط

الربع الأول : الأشياء الطارئة - المهمة :

و في الجزء دا احنا بنتكلم عن الاجتماعات و التقارير المهمة المرتبطة بوقت محدد – الأزمات – العملاء الغاضبين – الأزمات اللي بتهدد الانتاج .. و هكذا

الحاجات دي بتكون مهمة ( يعني لازم تتعمل عشان مصلحة الشركة ) و في نفس طارئة ( يعني لازم تتعمل في وقتها بالظبط ) و دا بيخليها تاخد المكان الأعلى في أولوياتك ..

لكن خد بالك اذا كانت المهام دي فعلا طارئة .. لأنها ممكن تكون طارئة بسبب انك أهملتها أو أجلتها 😉

الربع التاني : الأشياء المهمة – غير الطارئة :

و دا ربع الجودة .. هتلاقي فيه التخطيط المناسب – توقع المشاكل و محاولة تجنبها – متابعة الموظفين و توجيههم بشكل صحيح – التدريب و التطوير – التحضير للاجتماعات – فترات الراحة و الاستجمام بعد العمل الطويل .. و هكذا

كل الحاجات دي بتكون مهمة جدًا .. لكن للأسف لأنها غير طارئة ممكن تتركن و ماتفكرش فيها .. رغم انك لو استثمرت فيها وقتك صح و حطيتها في قايمة أولوياتك على طول هتوفر الوقت اللي بتقضيه في الربع الأول .. لأن بدراسة الوضع الحالي و توقع المشكلات و محاولة تجنبها هيقلل الأزمات المستعجلة .. تدريب الموظفين و توجيههم و تحفيزهم هيؤدي إلى ارتفاع انتاجيتهم و تركيزهم و اخلاصهم للشغل و دا هيوفر عليك مشاكل و أزمات كتير برضو ..

الربع الثالث : الأشياء الطارئة – غير المهمة :

و دا ربع الخداع .. ناس كتير ممكن تلغبط بينه و بين ( المهم - الطارئ ) في الربع الأول .. لأن الدوشة و الإلحاح الناتجين عن الحاجات الطارئة بتوهمك بالأهمية .. و دا غير صحيح .. هنلاقي الربع دا فيه حاجات كتير مالهاش لازمة ليك .. لكنها مهمة لغيرك .. مكالمات التليفون الشخصية في وقت الشغل – الزيارات غير الموقعة و غيرها من الحاجات اللي بتعملها و انت عارف انها مش مهمة و مش هتفيدك بأي حاجة .. بتعملها عشان تريح دماغك من الزن و الالحاح اللي بيفرضه عليك الموقف .. بمعنى أصح بتعمله عشان ترضي غيرك مش بترضي نفسك و لا بتفيدها بحاجة .. بالعكس .. الوقت دا كان ممكن تقضيه في دراسة خطة مبدئية لمشروع جديد أو تبحث في مشكلة عند واحد من فريق عملك و تساعده يتخطاه عشان شغله يطلع أحسن ..

الربع الرابع : الأشياء غير المهمة – غير الطارئة :

و دا ربع الإهدار .. تخيل انت بتعمل حاجة مش مهمة و لا حتى ملحة و لازم تخلص في وقت محدد .. متخيل مدى الاستهتار اللي بيحصل و الوقت اللي بيطير و انت مش مستفيد منه بربع جنيه حتى !!

خلينا بس نلفت نظرك لحاجة مهمة .. ان الأنشطة الموجودة في الربع دا ممالهاش دعوة اطلاقا بفترات الراحة .. لأن فترات الراحة أصلا موجودة في الربع التاني .. لأنها مهمة و انت محتاجها فعلا عشان تقدر تواصل .. لكن في الربع دا هنلاقي القعدة قدام التليفزيون أو مواقع التواصل الاجتماعي زي فيس بوك و واتساب و غيرهم لفترات كبيرة .. خصوصا الـ applications دي و استخدامها في أوقات الشغل .. هتلاقي كمان الوقت اللي بتقضيه في الرغي مع حد من زمايلك في حاجة مالهاش لازمة في وقت الشغل .. و غيرها من الحاجات عديمة النفع اللي ساعات بتهرب ليها من تحمل الجهد و المسئولية

فعشان تقدر ترتب أولوياتك فانت محتاج ترتبيهم بترتيب الأرباع في المخطط بتاع ستيفن كوفي .. مشكلة بيوقع فيها ناس كتير انهم بيركزوا على الطوارئ بس و دا بينتج عنه أهمال لأولويات أهم و زيادة الضغط النفسي الواقع عليهم في حالة اسمها " إدمان الطوارئ " و دي اتكلمنا عنها في : التحديات في طريق إدارة الوقت

الخطوة ( 5 ) : الالتزام في التنفيذ

فاكر خطوة رقم ( 1 ) اللي كانت اتخاذ القرار ؟!

احنا حطيناها في الأول تمهيدًا للخطوة دي .. و دي تعتبر الخطوة الأصعب على الاطلاق .. انت ممكن تقعد تخطط و ترتب و تيجي عند التنفيذ تلاقي نفسك مش بتعمل حاجة جديدة .. بتتصرف بنفس الشكل القديم و تنسى خططك و ترتيباتك اللي مفروض تمشي عليها ..

ركز كويس أوي وقت التنفيذ .. أدي لكل حاجة حقها تمام بدون زيادة أو نقصان .. و قاوم التشتيت اللي ممكن يحصل لك .. و افتكر دايمًا ان عندك هدف عايز تحققه

الخطوة ( 6 ) : التقييم

افتكر دايمًا تحط لنفسك محطات تراجع فيها انت عملت ايه .. ايه الكويس اللي عملته و محتاج تستمر عليه و تطوره .. و ايه الوحش و محتاج تعديل .. خليك صريح مع نفسك دايمًا و حاسب نفسك قبل ما تحاسب موظفينك

عشان تقييم صح بتشوف هل انت حققت كل المفروض يتم انجازه في الفترة دي بنسبة كام % و تشوف الأسباب و تعالجها .. و يفضل يكون بشكل أسبوعي .. لأن الخطط الأسبوعية بتكون أهدافها هي أهداف صغيرة توصلك للأهداف الشهرية .. فلما تكسر الأهداف الكبيرة لأهداف أصغر في وقت أقل .. هتنجز أسرع و أسهل و كمان أسبوع كويس انك تراجع نفسك و تدارك أخطائك و تستمر على الكويس بنشاط و حافز انك تكمل لأنك بتنجز انجازات ملموسة بالفعل

وقتك هو استثمارك الأهم و سلاحك الأقوى و موردك اللا منتهي .. حافظ عليه و استغله صح .. لأنك المستفيد الوحيد J